Pengertian Surat Resmi, Ciri-Ciri, Jenis, Bagian dan Contoh Surat Resmi Paling Lengkap

Posted on

Pengertian Surat Resmi – Surat resmi atau official letter adalah jenis surat yang digunakan secara formal atau resmi oleh pihak-pihak tertentu, baik secara perorangan, lembaga, organisasi atau instansi tertentu untuk saling berkomunikasi satu dengan yang lain secara formal.

Pembuatan surat resmi berdasarkan dengan aturan dan kaidah yang telah ditentukan, seperti penggunaan bahasa baku, isi surat harus efektif dan jelas, serta dibuat dengan cermat sesuai dengan keperluannya. Salah satu contoh surat resmi yang digunakan secara prbadi adalah surat undangan pernikahan. Agar lebih jelas memahami pengertian surat resmi, berikut penjelasan lengkapnya tentang surat resmi, fungsi, dan ciri-cirinya.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi memiliki fungsi yang tidak ditemukan pada jenis surat lainnya. Berikut beberapa fungsi surat resmi, antara lain:

  • Surat resmi sebagai sarana informasi atau pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan oleh satu pihak kepada pihak lainnya, misalnya penyampaian gagasan atau pikiran.
  • Surat resmi berfungsi sebagai bukti tertulis dalam bentuk dokumen yang bisa dipercaya dan dipertanggungjawabkan.
  • Surat resmi sebagai pedoman kerja dalam melakukan kegiatan atau aktivitas yang biasanya berisi tentang langkah-langkah kerja untuk pekerja tertentu.
  • Surat resmi sebagai pengingat bagi penerima surat baik perorangan, organisasi, atau lembaga. Hal inilah yang menyebabkan surat resmi perlu didokumentasikan agar bisa digunakan sebagai data dikemudian hari.
  • Surat resmi berfungsi sebagai bukti historis dan bukti kronologis.

Meskipun saat ini sudah disediakan fasilitas teknologi seperti email, peran surat resmi dalam bentuk tertulis atau print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu, seperti keperluan bisnis, niaga, pemberitahuan dan keperluan lainnya.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Dilihat dari karakteristiknya, kita dapat dengan mudah mengenali surat resmi. Berikut ini adalah ciri-ciri surat resmi, antara lain:

  • Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia dan EYD, mulai dari kosa kata, frasam serta hingga tata bahasa yang digunakan.
  • Surat resmi dibuat dengan menggunakan bahasa yang singkat, padat, dan efektif serta mudah dimengerti maksud dan isinya.
  • Surat resmi tidak menggunakan bahasa implisit namun menggunakan bahasa eksplisit.
  • Surat resmi dibuat dengan bentuk full block atau semi block.
  • Surat resmi menggunakan kop surat yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan surat resmi tersebut.
  • Surat resmi mencantumkan nomor surat, perihal, tanggal, alamat tujuan, dan lampiran bila ada.
  • Dalam kondisi tertentu surat resmi membutuhkan stempel atau cap khusus.
  • Surat resmi memiliki bentuk sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan baku.

Jenis Jenis Surat Resmi

Berikut ini adalah jenis-jenis surat resmi, antara lain:

  • Surat Keputusan, adalah surat resmi yang berisi keputusan dari pimpinan mengenai suatu hal berdasarkan hukum atau peraturan dan undang-undang yang melandasi. Contohnya: Surat Keputusan Pegawai Negeri Sipil.
  • Surat Pengantar, adalah surat yang digunakan untuk suatu keperluan mengantar sesuatu. Contohnya: Surat pengantar pidah sekolah.
  • Surat Permohonan, adalah surat permintaan yang ditujukan kepada atasan atau pimpinan, Contoh: Surat permohonan pindah tempat tugas.
  • Surat Panggilan, adalah surat yang digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dengan tujuan tertentu. Contoh: Surat panggilan untuk wali murid.
  • Surat Perintah, adalah surat yang berisi instruksi dari atasan kepada bawahan untuk melakukan tugas diluar pekerjaan rutin. Contoh: Surat yang berisi perintah dari Pimpinan kepada bawahan untuk membuat laporan bulanan secepatnya.
  • Surat Peringatan, adalah surat yang berisi peringatan agar pegawai melakukan tugas dengan baik. Contoh: Surat peringatan karena sering bolos sekolah.
  • Surat Tugas, adalah surat yang berisi penugasan seseorang dari pimpinan kepada bawahannya. Contoh: Surat tugas dari kepala sekolah kepada bawahannya untuk menggantikan tugasnya selama kepala sekolah sedang melaksankan ibadah haji.
  • Surat Instruksi, adalah surat yang berisi instruksi untuk melakukan sesuatu hal. Contoh: Instruksi dari Kepala Sekolah kepada guru untuk mendampingi siswa dalam melaksanakan lomba di luar sekolah.
  • Surat Kuasa, adalah surat yang berisi pemberian kuasa kepada seseorang untuk melakukan hal tanpa menunggu pihak pemberi kuasa. Contoh: Surat kuasa penandatanganan dokumen selama pimpinan berada diluar negeri.
  • Surat Pengumuman, adalah surat yang berisi informasi penting dengan sifat segera. Contoh:Surat pengumuman libur kuliah karena hari lebaran.
  • Surat Edaran, adalah surat yang diedarkan kepada kalangan tertentu mengenai sesuatu hal. Contoh: Surat edaran daftar ulang siswa kepada wali murid.
  • Surat Niaga, adalah surat yang digunakan sebagai transaksi jual beli dalam jumlah tinggi. Contoh: Surat pembelian tanah.
  • Surat Undangan, adalah surat yang bertujuan untuk mengundang seseoang atau instansi untuk kepentingan tertentu. Contoh: surat undangan rapat.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Berbeda dengan jenis surat lainnya, surat resmi memiliki kaidah yang lebih terstruktur dengan ketentuan-ketentuan penulisannya. Dalam surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang harus diperhatikan. Bagian-bagian surat resmi tersebut, meliputi:

Kepala atau KOP Surat
Kepala atau kop surat menunjukkan edentitas suatu perusahaan atau instansi. Kop surat biasanya terdapat pada bagian atas surat yang berisi nama instansi, alamat, kotak pos, email, telepon, dan lainnya.

Fungsi kop surat antara lain:
Untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi
Memberi informasi mengenai bidang usaha dan jenis kegiatan
Sebagai media promosi
Sedangkan untuk surat resmi perusahaan dapat ditambahkan usaha, bidang kegiatan, dan nomor izin kerja.

Nomor Surat
Nomor surat berfungsi untuk memudahkan perarsipan jika sewaktu-waktu surat kembali dibutuhkan. Nomor surat biasanya ditulis sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat
Bagian dari surat resmi lainnya adalah tempat dan tanggal pembuatan surat yang biasanya terletak di bagian kanan atau kiri surat tergantung dari format yang dipilih. Penulisan tempat dan tanggal perlu dicantumkan karena digunakan sebagai penunjuk waktu.

Lampiran
Lampiran dibuat sebagai penunjuk tentang dokumen yang disertakan bersama surat yang bersangkutan. Dalam surat resmi, lampiran dinyatakan dalam jumlah yang pasti.

Hal/Perihal
Hal atau perihal adalah inti dari isi surat secara keseluruhan. Hal atau perihal berisi pokok-pokok dari isi surat yang ingin ditujukan yang dibuat oleh pembuat surat.

Alamat
Bagian alamat surat berisi seperti jabatan seseorang, instansi, dan alamat yang dituju. Biasanya bagian alamat surat dimulai dengan kata “Kepada”.

Salam Pembuka
Salam pembuka adalah kalimat pendahuluan sebagai penghormatan diawal surat. Lazimnya, salam pembuka yang digunakan seperti “Dengan Hormat”. Salam pembuka penting dalam pembuatan surat resmi karena dapat menanamkan rasa persaudaraan antara orang-orang yang belum saling mengenal.

Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka digunakan sebagai paragraf pendahuluan sebelum masuk ke paragraf inti. Paragraf pembuka bersifat basa-basi dan hanya terdiri dari satu paragraf saja yang berfungsi sebagai pengantar untuk menulis isi surat.

Isi Surat
Isi Surat adalah masalah pokok dari surat, seperti pokok pikiran yang dituangkan dalam surat untuk menyampaikan maksud dan tujuan dari penulisan surat.

Penutup Surat
Penutup surat merupakan paragraf terakhir yang digunakan sebagai penutup surat yang berfungsi sebagai akhir dari pembicaraan yang mengandung harapan, penegasan dan pernyataan lain yang berkaitan dengan adat dan sopan santun.

Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai penghormatan kepada pembaca sebagai penutup surat. Biasanya, salam penutup yang digunakan seperti hormat saya, hormat kami dan sebagainya.

Identitas Penulis Surat
Biasanya berisi jabatan, tanda tangan dan nama terang dari penulis surat .

Tembusan
Tembusan berfungsi untuk mempermudah pemeriksaan jika terdapat pihak lain yang berkepentingan dengan surat tersebut. Tembusan hanya digunakan jika surat yang dikirimkan tertuju pada pihak tertentu. Tembusan ditulis berdasarkan urut jabatan.

Catatan/NB
Catatan berisi pesan singkat yang belum tercantum dalam isi surat dan digunakan tergantung pada kebutuhan serta tidak selalu ada dalam penulisan surat.

Contoh Surat Resmi

PEMERINTAH KABUPATEN PRINGSEWU
DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS GADINGREJO
Jalan Raya Gadingrejo No. 291 Tlp. (0729) 123456 E- Mail : [email protected]
PRINGSEWU
Kode Pos 35372


Gadingrejo, 20 September 2018

Nomor   :  443.32 /       / PKM/2016
Lampiran   : 1  Lembar
Perihal    : Pelatihan Kader dalam Rangka PIN Polio Tahun 2018

Kepada
Yth. Kepala Desa Se-Kecamatan Gadingrejo
di-
Tempat

         Disampaikan dengan hormat, menindak lanjuti Pertemuan Koordinasi tingkat Kecamatan dalam rangka PIN Polio Tahun 2018 pada tanggal 17 september 2018 perihal Pelaksanaan PIN Polio yang akan dilaksanakan pada tanggal 1 oktober 2018, perlu dilaksanakan tahapan persiapan lanjutan.

         Dengan ini kami mohon bantuan Saudara untuk dapat mengirimkan  Kader  untuk mengikuti kegiatan Pelatihan Tata laksana Pemberian Vaksin. (tempat dan  jadwal terlampir)

         Beberapa hal teknis berkaitan dengan kegiatan Pelatihan Kader dalam rangka Pelaksanaan PIN Polio Tahun 2018 sebagai berikut :

  1. Kegiatan Pelatihan Kader ini memberikan teknik pemberian Vaksin Polio dan teknis pencatatan dan pelaporan.
  2. Kepala Desa menugaskan peserta pelatihan sebanyak 5 orang dari tiap – tiap Posyandu.

         Demikian kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih.

Kepala UPTD Kesehatan Puskesmas Gadingrejo

Mimin Sutisna D, S. Kep. Ners
Penata Tk.I
NIP. 19700105 199103 1 001

Tembusan :
Yth. Camat Kecamatan Gadingrejo

Itulah penjelasan tentang  Pengertian Surat Resmi, Ciri-Ciri, Jenis, Bagian dan Contoh Surat Resmi   yang bisa dijadikan sebagai sumber literatur untuk anda. Semoga artikel ini dapat menambah wawasan anda dalam dunia pendidikan, khususnya Bahasa Indonesia.

Content Protection by DMCA.com