Pengertian, Karakteristik, Tujuan, Fungsi, Tugas, Kegiatan, Unsur, dan Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran – Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa Latin yakni Ad yang berarti intensif dan ministrare yang berarti membantu, melayani atau memenuhi.
Definisi administrasi perkantoran atau kesekretariatan adalah rangkaian aktivitas rutin dalam suatu organisasi yang berhubungan dengan pengelolaan data dan informasi untuk mencapai tujuan organisasi secara sistematik.
Biasanya kantor membutuhkan orang dari jurusan administrasi perkantoran dengan kandidat D2 dan jika perusahaan tersebut sudah profit maka biasanya persyaratannya pendidikan minimal S1 adminsitrasi perkantoran.
Pengertian Administrasi Perkantoran Secara Umum
Secara umum, pengertian administrasi perkantoran adalah kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan pencatatan, personalia, dan distribusi barang juga logistik dalam suatu organisasi. Biasanya seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut administrator kantor atau manajer kantor.
Baca Juga : Manajemen Administrasi
Administrasi Perkantoran Dalam Arti Sempit
Pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan teknis dan punya peranan pokok dalam pelaksanaan kegiatan operatif, menyajikan laporan pada direksi, serta berperan dalam menciptakan organisasi perusahaan yang lebih efektif.
Administrasi Perkantoran Dalam Arti Luas
Pengertian administrasi perkantoran dalam arti luas adalah aktivitas perencanaan, mengorganisir, mengarahkan, menyelenggarakan, serta mengawasi berbagai pekerjaan yang berhubungan dengan ruang lingkup di kantor dan tata usaha yang tertib.
Pengertian Administrasi Perkantoran Menurut Para Ahli
William Spriegel dan Ernest Daview (1950)
Menurut William Spriegel dan Ernest Daview, Administrasi Perkantoran adalah pemberian yang tertuju pada semua kegiatan operasional seperti transportasi, manufacturing, produksi, pengelolaan gudang, dan marketing.
Arthur Grager (1958)
Menurut Arthur Grager, Adminitrasi Perkantoran memiliki fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari sebuah organisasi.
WH Evans (1963)
Menurut WH Evans, Administrasi Perkantoran adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap pengoperasian perusahaan tentang adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan, dan komunikasi organisasi.
George Terry (1966)
Menurut George Terry , Administrasi perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian suatu pekerjaan perkantoran dan menjadi penggerak bagi mereka yang menjalankannya agar tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.
Institute of Administrative Management (1990-an)
Menurut Institute of Administrative Management, Manajemen perkantoran adalah salah satu cabang ilmu manajemen berfokus pada layanan untuk dapat memperoleh, mencatat, dan menganalisis semua informasi apakah direncanakan atau dikomunikasikan yang bermanfaat mengamankan aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.
Suparjati
Menurut Suparjati, Administrasi Perkantoran adalah suatu proses kerja sama dalam lingkup kantor untuk mencapai tujuan yang telah disepakati bersama dengan melakukan fungsi manajemen.
Edwin Robinson dan William Leffingwell
Menurut Edwin Robinson dan William Leffingwell, Administrasi perkantoran adalah turunan dari ilmu dan seni manajemen yang berkaitan dengan operasional tugas kantor secara tepat.
Kallaus & Keeling
Menurut Kallaus & Keeling, Administrative office is the process of planning, organizing adn controlling all the information related activities and of leading or directing people to attain teh objective of the organization.
Baca Juga : Manajemen Kepegawaian
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Adapun karakteristik atau ciri ciri administrasi perkantoran diantaranya yaitu:
Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan yang berisi data yang bisa dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan pekerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Tujuan Administrasi Perkantoran
Berikut ini tujuan administrasi perkantoran diantaranya yaitu:
- Menyediakan data dan informasi secara lengkap kepada pihak yang memerlukan untuk pelaksanaan tugas organisasi secara efektif dan efisien.
- Melakukan pengawasan pekerjaan kantor dan administrasi agar dapat memastikan terlaksananya standar kualitas, tenggat waktu, serta prosedur yang tepat.
- Menerapkan kebijakan perusahaan atau departemen dan memberikan standar pelayanan dalam kaitannya dengan manajemen.
- Berdiskusi dengan karyawan mengenai prestasi kerja untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya, serta berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Memberikan pelatihan atau perintah kerja kepada pegawai.
- Melakukan verifikasi, pemantauan, serta evaluasi kerja dengan membuat laporan terkait kegiatan produksi, pengiriman, dan penggajian.
- Melakukan proses perekrutan karyawan, mulai dari wawancara hingga memilih pegawai.
- Menafsirkan dan mengkomunikasikan semua prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada para pegawai.
Baca Juga : Manajemen
Fungsi Administrasi Perkantoran
Fungsi Teknis
Fungsi teknis administrasi perkantoran adalah fungsi yang membutuhkan suatu pendapat, keputusan dan keterampilan dalam aktivitas perkantoran, misalnya seperti mengetahui cara penggunaan perangkat lunak(software) dan perangkat keras (Hardware). Fungsi teknis ini sering di lakukan oleh para staf administrasi yang berada di departemen Teknologi Informasi.
Fungsi Rutin
Fungsi rutin adalah fungsi administrasi perkantoran yang memerlukan pemikiran yang baik , paling tidak menguasai hal yang mencakup pengarsipan, penggandaan dan lainnya. Biasanya fungsi rutin ini dilakukan oleh para staf administrasi yang harus bertanggung jawab atas kegiatan administrasi.
Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal pada administrasi perkantoran membutuhkan penilaian serta analisis yang akan menjadi dasar terhadap pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain. Fungsi interpersonal ini sering digunakan oleh staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik pangkat menjadi manajer.
Fungsi Analisis
Fungsi analisis dalam administrasi perkantoran memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis diikuti dengan adanya kemampuan dalam mengambil keputusan. Biasanya fungsi analisis dilakukan oleh seorang asisten manajer yang memiliki tanggung jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat atasannya dalam organisasi.
Fungsi Manajerial
Fungsi Manajerial administrasi perkantoran membutuhkan perencanaan, pemotivasian, pengoraganisasi, serta pengukuran. Biasanya fungsi manajerial ini gunakan oleh staf yang sejajar dengan manajer yang akan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur dalam administrasi organisasi.
Baca Juga : Akuntansi Biaya
Kegiatan Administrasi Perkantoran
Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh administrasi perkantoran diantaranya yaitu:
- Pengadministrasian seluruh kegiatan
- Menginventarisasi peralatan kantor
- Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
- Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
- Melakukan pengadaan file .
Tugas Administrasi Perkantoran
Adapun tugas administrasi perkantoran diantaranya yaitu:
- Menangani segala keluhan dari pelanggan atau atau menjawab pertanyaan pelanggan tentang kebijakan dan prosedur.
- Memantau setiap aktivitas pekerjaan perkantoran dan administrasi untuk memastikan kepatuhan terhadap standar kualitas, waktu, dan prosedur yang tepat.
- Mewancarai, memilih dan merekrut karyawan.
- Menjalani kebijakan perusahaan atau standar pelayanan dalam hubungannya dengan manajemen.
- Mendiskusikan setiap masalah tentang prestasi kerja dengan karyawan untuk mengidentifikasi penyebab permasalahan kemudian berupaya untuk menyelesaikan masalah tersebut.
- Memberi bimbingan kepada karyawan dalam hal menangani suatu masalah yang sulit atau kompleks.
- Membimbing atau menginstruksikan karyawan mengenai pekerjaan.
- Membuat laporan yang berhubungan dengan kegiatan seperti produksi, penggajian, maupun pengiriman untuk memverifikasi rincian, mengevaluasi kinerja dan mengawasi aktivitas kerja.
- Mengkomunikasikan atau menginformasikan prosedur kerja dan kebijakan perusahaan kepada staf.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Unsur unsur dalam administrasi perkantoran ini meliputi:
- Organisasi, yaitu tempat dan kerja sama dalam mewujudkan tujuan penyelesaian pekerjaan yang telah ditentukan.
- Manajemen, yaitu suatu rangkaian kegiatan penataan yang teratur agar pelaksanaan kegiatan administrasi perkantoran dapat terkendali.
- Keuangan, yaitu kegiatan yang dilaksanakan yang berhubungan dengan pengelolaan anggaran.
- Perlengkapan, yaitu kegiatan yang mengelola segala kebutuhan seperti mesin kantor, alat tulis kantor, perabotan kantor dan perlengkapan ruang kerja lainnya.
- Personalia, yaitu bentuk aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang dibutuhkan dalam suatu organisasi kerja.
- Ketatausahaan, yaitu aktivitas dalam pengolahan informasi yang dibutuhkan dalam membantu proses penyelesaian pekerjaan pokok organisasi.
- Komunikasi, yaitu aktivitas yang mengdistribusikan informasi pada proses penyelesaian pekerjaan.
- Hubungan masyarakat, yaitu kegiatan yang mengkaitkan kepentingan internal organisasi kerja dengan eksternal organisasi kerja yang ada kepentingannya dengan organisasi kerja atau malah sebaliknya.
Baca Juga : Pengertian Ekonomi
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Berikut ini ruang lingkup dalam administrasi perkantoran diantaranya yaitu:
Kegiatan Kantor
Perencanaan perkantoran (office planning), meliputi:
- Penataan ruang kantor.
- Penerangan ruang kantor.
- Perencanaan gedung.
- Ventilasi udara.
- Perlengkapan peralatan kantor.
- Standar kualitas kerja.
- Sistem informasi dan telekomunikasi.
- Anggaran (budgeting) perkantoran.
Pengorganisasian perkantoran (office organizing), meliputi:
- Pembagian mengenai pekerjaan atau tugas agar lebih efisien dalam perusahaan.
- Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun terhadap bawahan.
- Penyediaan perabotan, peralatan/perlengkapan yang tepat, dan sesuai dengan jenis pekerjaan agar memudahkan karyawan dalam menjalank tugas atau pekerjaan.
Pengarahan perkantoran (office actuating), meliputi:
- Memiliki teknik yang efektif dalam mengawasi pekerjaan bawahan
- Memiliki teknik yang efektif dalam memberikan motivasi kepada bawahan
- Pemberian bantuan terhadap karyawan dalam hal menyelesaikan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam tugas atau pekerjaannya.
- Penyetus visi dan misi karyawan serta organisasi
- Penggunaan pertimbangan yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
Lokasi kantor, meliputi:
- Faktor Kenyamanan.
- Faktor keamanan.
- Faktor lingkungan.
- Faktor harga.
Gedung, meliputi:
- Menjamin Kenyamanan, keamanan dan kesehatan terhadap karyawan.
- Memiliki fasilitas yang baik.
- Harga gedung yang seimbang dengan biaya dan keuntungan.
Peralatan, meliputi:
- Perabotan kantor, seperti kursi, meja, laci dan lainnya.
- Perbekalan kantor, seperti tinta, pena, kertas, printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya.
Interior
Interior adalah tatanan perabot kantor yang mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti ventilasi, jendela, penghias ruangan, plafon, dan penerang ruang kantor.
Mesin-mesin kantor
Mesin-mesin kantor harus disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Demikian pembahasan tentang administrasi perkantoran, semoga bermanfaat.